Pressrummet är den sida ett pressmeddelande hänvisar till, och den som en journalist öppnar när nyheten ska bli en artikel. Ett pressrum behöver sex delar: en presskontakt, ett arkiv med pressmeddelanden, pressbilder, logotypen, några fasta siffror om verksamheten och ett besked om när telefonen är bemannad.
Exemplen kommer från elva svenska pressrum: Almega, Arbetsgivarverket, Mora Armatur, Region Stockholm, Riksantikvarieämbetet, Sjöhistoriska museet, SLU, SOS Alarm, Svenskt Näringsliv, Sveriges Allmännytta och Ängelholms kommun.
Samla uppgifterna innan du bygger sidan
Fem saker behöver vara klara innan sidan sätts upp.
- Bestäm vem som får uttala sig, och hämta namn, titel, mobilnummer och mejladress. Talespersonen ska både kunna ämnet och ha mandat att svara, skriver Via TT:s experter, eftersom det är oerhört frustrerande för en journalist att komma till en kontaktperson som hänvisar vidare.
- Beställ porträtt av talespersonerna och spara originalfilerna, inte de webbkomprimerade kopiorna. Begär fotografens namn i samma mejl som bilderna.
- Ta fram logotypen i både vektorformat och png, i färg och i en enfärgad variant.
- Skriv ner organisationsnummer, säte, startår, antal anställda och omsättning, och låt ekonomiansvarig läsa siffrorna.
- Avgör när presstelefonen är bemannad, och vem som tar den utanför kontorstid.
Presskontakten behöver ett namn, en roll och ett nummer som svarar
Ett namn och en roll gör att journalisten vet om hon har nått rätt person. Nio av elva pressrum anger ett eget telefonnummer till presskontakten i själva pressrummet, och fyra av dem namnger personen bakom numret. Arbetsgivarverket sätter kommunikationschefen som presskontakt med både fast nummer och mobil, och anger en presskommunikatör med eget mobilnummer vid sidan. Sjöhistoriska museet anger kommunikatören Catrin Rising och 08-519 558 47.
En presskontakt som inte är en person fungerar också, så länge numret står i klartext. Almega har en pressjour på 08-762 70 40, Svenskt Näringsliv en på 08-553 430 01 och SLU en på 018-67 15 00. Mora Armatur är en av de två som inte har något nummer i själva pressrummet. Där står presskontakten i stället sist i ungefär hälften av utskicken, med namn, titel, direktnummer och mejladress. En journalist vet då inte om just det utskick hon öppnar har kontaktuppgifterna. Den placeringen fungerar för ett företag med tjugo anställda, men bara om den används i varje utskick: skriv ut mobilnumret till den som faktiskt svarar, och lägg mejladressen under det.
Numret ska fungera i timmarna efter utskicket. Att ringa upp eller svara senast inom en timme är en bra tumregel, enligt Via TT:s experter, och journalisten som hör av sig vill ofta göra mer än en notis. Förbered därför nyckelfakta så att uppgifterna går att plocka fram direkt.
Varje pressmeddelande ska bära sitt datum
Arkivet svarar på en fråga som ingen annan del av sajten svarar på: vad har företaget sagt tidigare, och när. Ett pressmeddelande utan datum går inte att använda, eftersom journalisten inte kan avgöra om uppgiften fortfarande gäller.
Ordningen är omvänt kronologisk, med datum och rubrik i listan och hela texten en klickning bort. Mora Armaturs pressrum listar utskicken så, nyaste först, och sätter både datum och klockslag på varje rad. På presscentral.se har varje avsändare ett eget nyhetsrum för sina pressmeddelanden, och varje utskick bär sitt datum, som hos avsändaren Umpteenth Media. Riksantikvarieämbetet samlar sina utskick i ett pressrum med nyhetsarkiv. Lägg kontaktuppgifterna sist i varje pressmeddelande också, inte bara på pressrumssidan. Hur själva pressmeddelandet skrivs står i guiden om att skriva ett pressmeddelande.
Pressbilderna ska vara högupplösta och bära fotografens namn
Bilderna ska gå att ladda ner i original. Arbetsgivarverket länkar högupplösta porträtt av generaldirektören, förhandlingschefen och chefsjuristen direkt i pressrummet, och Sveriges Allmännytta lägger ut två till fyra bilder per person, olika tagningar av samma ansikte. Behöver redaktionen bilden i ett annat format får den kontakta Sveriges Allmännytta.
Fotografen har rätt att namnges när bilden publiceras, i den omfattning och på det sätt god sed kräver, enligt lagen om upphovsrätt. Skriv därför in fotografens namn vid varje bild, så slipper journalisten fråga. Sjöhistoriska museet sätter fotografens namn vid alla sju nedladdningsbara pressbilder, fyra av dem med raden ”Foto: Anneli Karlsson, Sjöhistoriska museet/SMTM”.
Villkoren hör på samma sida som bilderna. Region Stockholm anger tre villkor i sitt avsnitt om pressbilder. Bilderna får användas fritt för redaktionella ändamål men inte ändras utan tillstånd och inte användas på ett sätt som kan vara kränkande för upphovsmannen. De får inte användas kommersiellt, och fotografens namn och Region Stockholm ska alltid uppges vid publicering. Sveriges Allmännytta tillåter redaktionell och icke-kommersiell användning och kräver tillstånd från fotografen eller organisationen för att bilden ska få förändras. SLU kräver att fotografens namn alltid uppges och tillåter inte kommersiellt bruk annat än för att marknadsföra SLU.
Sex av de elva pressrummen skriver ut hur bilderna får användas. Villkoret behöver inte vara en inskränkning: Arbetsgivarverkets hela lydelse är att bilderna är fria att använda.
Logotypen hör hemma i pressrummet, inte bara i varumärkesmanualen
Tre av de elva lägger ut logotypen för nedladdning i pressrummet. Almega har den på pressrummets startsida i eps och två png-varianter, svart och vit. I samma avsnitt står att formen inte får manipuleras och att logotypen alltid ska placeras i nedre vänstra hörnet. Riksantikvarieämbetet erbjuder sin logotyp som eps. Sveriges Allmännytta erbjuder en webboptimerad logotyp i färg och hänvisar till en namngiven medarbetare för andra varianter. Mora Armatur har logotypen i svart och vitt i eps, png, svg och jpg, men pressrummet länkar inte till filerna.
Hos Arbetsgivarverket, Sjöhistoriska museet och SOS Alarm finns pressbilderna i pressrummet, men inte logotypen. Den som behöver märket får i stället höra av sig.
Lägg filerna som nedladdning, inte som en bild i brödtexten, och skriv en rad om vad som inte får göras med märket.
Företagsfakta sparar journalisten ett telefonsamtal
Ett kort faktablock gör att siffrorna i artikeln blir rätta utan att någon behöver ringa. Inget av de elva pressrummen har ett sådant block i själva pressrummet. Mora Armatur lägger sitt sist i ungefär hälften av sina utskick. I det nyaste utskicket har blocket rubriken Om Mora Armatur. Där står att bolaget grundades 1927 och är en del av krantillverkaren FM Mattsson Group, som grundades 1865 i Östnor strax utanför Mora.
För ett mindre företag räcker fem till sex rader: vad bolaget gör, startår, antal anställda, omsättning senaste räkenskapsåret, säte och organisationsnummer. Sätt ett datum på blocket och gå igenom det en gång per år, eftersom en gammal anställningssiffra blir ett fel i någon annans text.
Vem svarar på presstelefonen efter klockan 17?
Två av de elva utfäster att presstelefonen svarar dygnet runt. Region Stockholms telefonjour är öppen dygnet runt, årets alla dagar, på 08-123 131 48. SOS Alarm delar presstjänsten i två nummer med olika uppdrag. Händelseinformationstjänsten på 0771-11 33 33 svarar på frågor om pågående händelser, tolv timmar tillbaka. Pressjouren på 08-205 307 nås dygnet runt och tar 112-händelser som skett för mer än tolv timmar sedan, plus alla andra frågor som inte rör en pågående händelse. SOS Alarm skriver uttryckligen att pressjourens nummer inte är vägen till ett uttalande om en pågående händelse.
SLU gör det motsatta och lika tydligt: presstelefonen är bemannad vardagar under kontorstid. Båda varianterna fungerar, så länge tiderna står utskrivna. Lägg ett mobilnummer bakom tiderna för de dagar något går fel.
Ha tre saker färdiga innan de behövs: ett frågor och svar-dokument med nyckelfakta, en beslutad talesperson med mandat och en regel om att hålla sig till fakta i stället för att spekulera om det egna företaget. Ett frågor och svar-dokument kan vara ett bra hjälpmedel, skriver Via TT:s experter. Hur du arbetar under en kris står i guiden om kriskommunikation.
Sju vanliga misstag gör pressrummet svårare att använda
- En sida som bara heter Pressrum. Ängelholms kommuns sida har rubriken men inget innehåll under den, och den som söker sig dit får bara växelnumret.
- Bara ett formulär eller en infoadress. Den som skriver mot deadline behöver kunna ringa. Skriv ut ett telefonnummer i klartext.
- Webbkomprimerade bilder. Den nedskalade kopian som sajten visar duger sällan i tryck. Lägg originalfilen för nedladdning.
- Bild utan fotograf. Namnet behövs för att bilden ska få publiceras korrekt, och det är enklare att skriva in det vid uppladdningen än att leta upp det senare.
- Logotypen som skärmdump. Lägg originalfilerna för nedladdning i stället.
- Siffror utan årtal. Omsättning och antal anställda åldras, och ett faktablock utan datum säger inte hur gammalt det är.
- Pressmeddelanden utan datum. Sätt publiceringsdatum på varje utskick i listan.
Uppgifterna om de elva pressrummen gällde den 7 oktober 2026.
Senast faktagranskad: 23 oktober 2026